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A Secretaria Municipal de Administração é responsável pela garantia do suporte às atividades administrativas necessárias ao funcionamento da Prefeitura, suprindo as demais Secretarias Municipais dos meios necessários para o correto desempenho de suas funções públicas, provendo, dentro dos limites legais de sua competência, os recursos humanos, materiais e os serviços de terceiros.
Implementa a política de desenvolvimento dos recursos humanos e os processos e procedimentos de licitações e contratos, administrando os bens móveis e imóveis de propriedade da Prefeitura, organizando padrões, normas e rotinas dos processos e procedimentos administrativos. Coordena os fluxos de documentos e processos, implementando as tecnologias da informação e da comunicação e outros serviços administrativos que sustentam as atividades próprias do Poder Executivo Municipal.
 
Compõe a estrutura organizacional da Secretaria Municipal de Administração:
 
I - DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
O Departamento é responsável por desenvolver, propor e operacionalizar a política de recursos humanos da Prefeitura Municipal. Realiza as funções de recrutamento e seleção, supervisiona a integração dos servidores e o desenvolvimento das carreiras, realiza a gestão de pessoal decorrente da aplicação das legislações trabalhistas. É função do Departamento cuidar da formação e capacitação dos servidores, impulsionando mudanças organizacionais em direção à uma cultura organizacional própria da administração pública municipal.
 
a) Serviço de Pessoal
Responsável por gerenciar a vida funcional dos servidores efetivos, contratados e comissionados do Município realizando a administração de pessoal por meio do controle das informações sobre os empregados públicos municipais. Realiza e controla todas as atividades relativas à admissão, demissão, registro, controle de frequência, lotação, movimentação de servidores e confecção da folha de pagamento. Elabora os atos formais, mantendo e produzindo informações sobre a vida funcional.
 
1. Setor de Controle e Acompanhamento dos Pagamentos de Pessoal
É responsável pela execução dos pagamentos dos servidores da Prefeitura Municipal, realizando os lançamentos, conferindo e controlando os eventos geradores das informações que alimentam os sistemas operacionais da folha de pagamento da Prefeitura.
 
b) Serviço de Recrutamento, Seleção, Treinamento e Avaliação
Responsável pelo dimensionamento de pessoal, pelo planejamento dos concursos e processos seletivos públicos, pela capacitação dos servidores e pela criação de sistemas de avaliação de desempenho. É sua função recrutar os empregados públicos municipais, qualificando o trabalhador para sua adequação, integração e adaptação aos serviços públicos municipais Desenvolve processos de progressão nas carreiras e de execução da política de benefícios, com a finalidade de elevar o padrão de qualidade e a eficiência na administração pública municipal.
 
c) Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho
É a unidade responsável por zelar pela saúde e segurança dos servidores públicos municipais.
 
II - DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS E LOGÍSTICA
O Departamento é responsável por elaborar e conduzir a política de suprimentos do Município e de garantir a logística de reposição e distribuição dos bens necessários ao funcionamento da Prefeitura. Zela pelo controle, alienação e distribuição dos recursos materiais adquiridos e pelos serviços contratados, realizando a aquisição, a guarda e a distribuição de materiais permanentes e de consumo. É responsável pela execução de contratos e convênios, processa o registro e o inventário do patrimônio mobiliário, atividades garantidoras do bom funcionamento e da organização da máquina pública.
 
a) Serviço de Licitações
O Serviço de Licitações é responsável por executar e controlar as atividades inerentes aos processos licitatórios celebrados pela Prefeitura Municipal. Garante o suprimento de bens e serviços municipais por meio das diferentes modalidades licitatórias, recebendo os pedidos de compras de materiais e serviços, processando e efetuando os procedimentos para aquisição
 
1. Setor de Controle e Acompanhamento dos Processos de Licitação
Unidade do Serviço de Licitações responsável por instruir, sob o aspecto formal, os processos licitatórios para a aquisição, alienação e contratação de bens e serviços, executando procedimentos próprios, auxiliando nas tarefas específicas, garantindo o bom andamento e a celeridade dos processos administrativos licitatórios.
 
b) Serviço de Elaboração e Acompanhamento dos Contratos e Convênios
Unidade do Departamento de Suprimento e Logística responsável por elaborar, controlar e acompanhar os contratos e convênios de que participa a Prefeitura de Penápolis. Responde pelo controle, acompanhamento, assessoria e providências pertinentes aos procedimentos para efetivação das contratações da Prefeitura. Confecciona e revisa minutas; confecciona e formaliza contratos, termos aditivos, rescisões; controla prazos de vencimento. Atua como mediador do Departamento de Suprimentos e Logística e as Secretarias, os gestores e fiscais de contrato, as empresas contratadas.
 
c) Setor do Almoxarifado Central
Responsável por comandar a logística de materiais por meio do Almoxarifado Central, gerenciando o recebimento, a guarda, a conservação e a distribuição dos bens permanentes e de consumo. Zela pelos estoques sob sua responsabilidade e a distribuição para as Secretarias Municipais, supervisionando os procedimentos de entrega e armazenamento de materiais em unidades descentralizadas da Prefeitura.
 
d) Setor de Gestão do Patrimônio Mobiliário
Unidade responsável por manter o controle do material permanente, assegurando o registro atualizado do patrimônio mobiliário da Prefeitura.
 
III -DEPARTAMENTO DE SERVIÇOS COMPLEMENTARES
Responsável pela execução dos serviços de atendimento ao público, de guarda e gestão de documentos públicos, de organização, funcionamento e zeladoria dos próprios municipais, de controle e gestão do patrimônio imobiliário. Realiza por meio de protocolos e demandas formais, o atendimento ao cidadão Organiza fluxos e processos de documentos e informações; cuida da limpeza e higienização dos prédios públicos municipais, avaliando e controlando o uso e o funcionamento dos edifícios públicos de patrimônio da Prefeitura. É responsável pelo registro e o inventário do patrimônio imobiliário de propriedade do Município e cuidando dos processos de desapropriações e locações de imóveis.
 
a) Serviço de Atendimento ao Cidadão - “Atende Bem Penápolis”
Unidade do Departamento de Serviços Complementares responsável por realizar o atendimento ao cidadão e coordenar os fluxos de documentos e processos, por meio de protocolos e sistemas operacionais de atendimento eletrônico. Centraliza as atividades de orientação e prestação imediata de serviços à população em um único local, aproximando do cidadão os inúmeros serviços públicos municipais, trazendo o Poder Executivo mais perto dos munícipes.
 
b) Setor de Arquivo Público Municipal
Responsável pela preservação e acesso aos documentos públicos do Município de Penápolis, provenientes de diversas Secretarias Municipais, garantindo transparência às ações da Prefeitura, à memória da Administração Pública e os interesses da sociedade Atua na proteção da documentação e na disponibilização do acervo para consulta pública.
 
c) Setor de Administração da Limpeza e Higienização dos Próprios Municipais
Unidade do Departamento de Serviços Complementares responsável pela zeladoria dos próprios municipais Executao atividades rotineiras de limpeza em geral nas unidades da Prefeitura, para mantê-las em condições de higiene e de acordo com as exigências técnicas adequadas de cada tipo de serviço prestado pelo Poder Executivo.
 
d) Setor de Gestão e Controle do Patrimônio Imobiliário Municipal
É responsável por operacionalizar a gestão do patrimônio imobiliário, elaborando, propondo e executando o controle permanente e atualizado dos imóveis de propriedade da Prefeitura Municipal. Deve garantir a segurança e o acesso às informações e aos documentos dos imóveis, mantendo atualizados o cadastro dos bens, seus registros em cartório, seus usos e suas ocupações e estado de conservação, além de realizar diretamente a administração do Paço Municipal.
 
IV - DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E DA COMUNICAÇÃO
Órgão da Secretaria Municipal de Administração responsável por traçar as estratégias da política municipal de tecnologia da informação e da comunicação gerindo os recursos tecnológicos de forma integrada, como meios técnicos destinados ao tratamento da informação e sua comunicação.
Atua na gestão dos sistemas de informação utilizados pela Prefeitura de Penápolis, analisando, estabelecendo, coordenando e supervisionando atividades relacionadas aos software, aos hardware, aos equipamentos e estruturas de rede de comunicação e telefonia. Oferece suporte, orientação, controle e acompanhamento às metas e aos projetos na área, fomentando o uso de novas tecnologias e sistemas de gestão da informação. Promove melhorias nos métodos de trabalho e nas condições de operação dos serviços administrativos municipais.
 
a) Serviço de Tecnologia da Informação
É responsável por planejar, organizar e operacionalizar os serviços de informatização, utilizando meios técnicos para tratar a informação com objetivo de trazer maior eficiência e eficácia à máquina pública. Otimiza os processos executando serviços especializados com conhecimento em algoritmos, estrutura de dados, engenharia de softwares, sistemas operacionais, redes, bancos de dados, segurança.
 
b) Setor de Suporte em Informática, Redes e Telecomunicações
É o setor responsável por planejar, organizar e operacionalizar as ações de suporte e acompanhamento técnico do trabalho de informatização. Previne e soluciona problemas em computadores e notebooks, data centers, servidores, redes, banco de dados, software e hardware, entre outras tecnologias da informação e da comunicação. Cuida da operação das ações preventivas e corretivas de problemas relacionados à informática e à telecomunicação.
 
V - SETOR DE EXPEDIENTE E APOIO ADMINISTRATIVO
Unidade da Secretaria Municipal de Administração responsável pelos processos e procedimentos administrativos específicos da Secretaria, auxiliando o Secretário nas suas funções de comando, organizando o expediente da pasta, executando rotinas administrativas e de controles orçamentários e financeiros, gerindo recursos e alimentando sistemas operacionais da Prefeitura.


Organograma

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